Outlook

روش استفاده از نرم افزار Outlook براي ارسال و دريافت ( E-mail ) :

ايميل يا پست الكترونيكي، ارسال و دريافت نامه الكترونيكي از طريق شبكه هاي خصوصي مانند اينترانت يا اينترنت مي باشد.پست الكترونيكي از خدمات اوليه در اينترنت مي باشد.نامه هاي الكترونيكي مي تواند يك متن ساده و يا فايل هاي گوناگون كه به همراه يك متن ساده ارسال مي شوند باشند. براي به كار گيري اين سيستم از دو نرم افزار يكي : Microsoft Outlook كه از برنامه هاي مجموعه نرم افزاري Microsoft Office است و ديگري Outlook Express كه به همراه نصب ويندوز نصب مي شود.استفاده مي شود. اين برنامه روي :

Desktop,Quick launck يا در مسير Start —Programs—Outlook Express وجود دارد.

همانطور كه مي دانيد زماني كه صرف نوشتن نامه يا خواندن نامه هاي رسيده بصورت Online مي شود تقريبا" زياد است و زمان اتصال شما به اينترنت را تلف ميكند. با اين برنامه مي توانيد نامه هاي خود را در حالت Offline تايپ كرده و سر فرصت كامل كنيد،فقط براي ارسال آن كافيست لحظات كوتاهي به اينترنت متصل شويد و نامه هايتان را ارسال نماييد همينطور بر عكس ، كافيست براي چند لحظه به اينترنت وصل شويد تا نامه هاي رسيده به Mailbox تان را روي كامپيوتر خود داشته باشيد و پس از قطع اتصال به اينترنت بصورت Offline نامه هايتان را بخوانيد. اين برنامه فقط با سايت هايي كار مي كند كه امكان POP3 و SMTP را داشته باشند.

مراحل انجام تنظيمات لازم در Outlook Express :

1- برنامه Outlook Express كه در اغلب نسخه هاي ويندوز موجود است را با رفتن به Start—Programs اجرا كنيد.

2- گزينه Accounts از منوي Tools را انتخاب كنيد.

4 - در قسمتDisplay Name نام خود يا نامي كه مي خواهيد گيرنده در هنگام دريافت نامه شما آن را در بالاي نامه ببيند بنويسيد و كليد Next را بزنيد.

5 - در قسمت Email Address آدرس پست الكترونيكي خود در سايت شركت را بنويسيد( مثلا" your name@servickar.com ).

6 - در اين مرحله آدرس سرويس Incoming و Outgoing, Email شركت را وارد كنيد:Incoming Mail: mail.servickar.com

Outgoing Mail:mail.servickar.com

7 - در قسمت Account Name آدرس كامل پست الكترونيكي خود را بنويسيد و رمز عبور را در Password وارد كنيد و Next را بزنيد و Finish را كليك كنيد.

8 - حالا شما يك پنجره مطابق شكل بايد داشته باشيد.

9 - بعد از وصل شدن به اينترنت ،بازدن دكمه Send/Receive و انتخاب آدرس Email مورد نظر و همچنين وارد كردن رمز عبور مي توانيد نامه هاي رسيده را ببينيد.

10 -بايد چند لحظه صبر كنيد تا تمام محتويات موجود در صندوق Email شما Download شود.

11- حالا شما مي توانيد محتويات صندوق خود را در حالت Offline مشاهده كنيد،پاسخ دهيد و يا حتي نامه جديد ايجاد نماييد.

هنگام دريافت و يا ارسال نامه ها پنجره زير ظاهر مي شود.اگر كد رمز خود را ذخيره نكرده باشيد پنجره ديگري ظاهر شده و كد رمز را از شما در خواست مي كند( بهتر است كد رمز را ذخيره نكنيد تا شما تنها استفاده كننده صندوق پستي خود باشيد.) در غير اين صورت صبر كنيد تا پنجره زير ناپديد شود.

دكمه Detail جزئيات فرآيند دريافت و ارسال را گزارش مي دهد.

فولدرها (پوشه ها):

در قسمت چپ اين برنامه پوشه هايي شبيه گزينه هاي mail box اينترنتي مشاهده مي شود و فقط Outbox را بيشتر دارد . وقتي نامه جديدي را مي نويسيد و دكمه Send را كليك مي كنيد چون به اينترنت وصل نيستيد نامه شما را موقتا" به پوشه Outbox مي فرستد. پس از اتصال به اينترنت و اجراي برنامه Outlook ، نامه شما بطور اتوماتيك به پوشه Sent Items مي رود، يعني كه به اينترنت ارسال شده اند.

توجه: شما مي توانيد با كليك راست روي هر پوشه و انتخاب New folder فولدر هاي جديدي براي خود بسازيد ولي امكان حذف يا تغيير نام اين 5 فولدر پيش فرض را نداريد.

Sent Items , Outbox , Inbox , Drafts , Deleted Items

روش نوشتن نامه در Outlook :

همانطور كه گفتيم يكي از مزاياي برنامه Outlook Express اين بود كه مي توانستيم در حالت Offline نامه خود را بنويسيم. براي اين كار روي New mail كليك كنيد ( بستگي به نسخه Outlook شما دارد.) جلوي To آدرس گيرنده و جلوي Subject عنوان نامه را بنويسيد، با حوصله و سر فرصت نامه خود را تيپ كنيد. با كمك ابزارهاي رنگ،فونت،سايز و ... نامه شما زيباتر خواهد شد.حتي مي توانيد آدرس سايتي را لينك نماييد تا دريافت كننده نامه با كليك روي آن به سايت مذكور هدايت شود.پس از تكميل نامه با كليك روي Send ابتدا Outlook مي خواهد كه از طريق اينترنت منتقل كند ولي چون به اينترنت متصل نيستيد، نامه را به Outbox مي فرستد.تا هنگام Online شدن آن را منتقل كند در اينجا هم اگر بخواهيد فايلي را به نامه ضميمه كنيد كافيست روي گزينه Attach كليك كنيد تا در پنجره باز شده فايل خود را پيدا كرده و پس از انتخاب مجددآ روي Attach كليك كنيد.

توجه: به كمك گزينه Addresses مي توانيد يك دفترچه از آدرس هاي Email دوستانتان براي خود درست كنيد. در پنجره Address book روي New كليك كنيد و سپس New contact مشخصات دوستان خود را وارد كنيد و روي Add كليك كنيد از اين به بعد با نوشتن حروف اوليه اسامي دوستان خود در قسمت To آدرس كامل Email ايشان جلوي To قرار خواهد گرفت.

روش ارسال و دريافت نامه: براي ارسال و دريافت نامه هاي خود هنگام اتصال به اينترنت مي توانيد از گزينه Send/Recv استفاده كنيد.

توجه:تنظيمات پيشرفته و كاملتر Outlook از طريق گزينه Option منوي Tools امكان پذير است و حتما"از IE و Outlook نسخه 5 و بالاتر استفاده كنيد زيرا اكثر سايت هاي جديد از ويژگي هايي استفاده كرده اند كه IE 4 امكان اجراي آن ها را ندارد.

توجه: اگر بخواهيد يك نامه را عينا" به چند نفر ارسال كنيد( مثل پيام تبريك سال نو ) كافيست آدرس هاي آن ها را در قسمت CC وارد كنيد. (CC=Carbon Copy ) قسمت( BCC ( BCC=blind Carbon Copy هم، همين كار را انجام مي دهد با اين تفاوت كه گيرنده ها متوجه نمي شوند كه اين نامه به جاهاي ديگر نيز رونوشت شده است . ولي در CC آدرس هاي رونوشت براي همه ارسال مي شود .

هر نامه رسيده در Inbox قرار خواهد گرفت . براي خواندن آن روي Subject نامه كليك كنيد تا باز ،و متن آن قابل خواندن شود. پس از خواندن مي توانيد آن را به كمك Delete پاك كنيد يا با كمك Forward عينا" به فرد ديگري ارسال كنيد و يا با زدن دكمه Reply جواب نامه را به فرستنده بدهيد در اين صورت بطور خودكار آدرس فرستنده در قسمت To قرار خواهد گرفت.

تنظيمات دفترچه آدرس ها ( Address Book ) :

از منوي Tools/Address Book پنچره Address Book را باز كنيد. در اين پنچره مي توانيد آدرس هاي پست الكترونيك خود را وارد كرده و آن ها را ذخيره نماييد. در اين پنچره شما امكان Manage دفترچه آدرس ها و همچنين جستجوي افراد و آدرس هاي Email آن ها را داريد.

وارد كردن ليست آدرس ها :

براي وارد كردن ليست آدرس ها شما مي توانيد فايل Address Book را در دستگاه خود يافته و از طريق مسير زير آن را وارد نماييد.

صفحه Address Book منوي File گزينه Import وسپس

( Address Book ( WAB را انتخاب كرده و فايل Address Book مورد نظر را وارد نماييد.